Häufige Fragen

NautilusX ist eine Webanwendung zur Verwaltung privater und gewerblicher Immobilien. Sie bündelt Objekte, Mietverhältnisse, Mieteingänge, Ausgaben, Dokumente, Termine und Auswertungen in einer einzigen Anwendung – statt in verstreuten Tabellen, E-Mails und Aktenordnern.

Betrieben wird das Tool von Rechtsanwalt Dominik Josef Hofrichter. Es ist vollständig kostenlos und werbefrei.

Für private Vermieterinnen und Vermieter, die eine oder mehrere Immobilien selbst verwalten – von der einzelnen vermieteten Eigentumswohnung bis zum wachsenden Portfolio mit mehreren Häusern und Einheiten. Auch Gewerbevermietung ist abgebildet, einschließlich eines eigenen Gewerbemietvertrags.

Für große Hausverwaltungen mit Mandantentrennung, Rollen- und Rechteverwaltung ist das Tool bewusst nicht ausgelegt.

Nein. NautilusX läuft vollständig im Browser. Es gibt nichts herunterzuladen, nichts einzurichten und nichts zu aktualisieren. Sie öffnen die Seite, melden sich an und arbeiten sofort los.

In vier Schritten:

• Auf der Startseite unter „Registrieren“ einen Accountnamen und ein Passwort festlegen.
• Die erste Immobilie anlegen – Adresse und Kaufpreis genügen für den Anfang, alles Weitere können Sie jederzeit ergänzen.
• Den zugehörigen Mieter erfassen: Name, Anschrift und Kontaktdaten.
• Den Mietvertrag anlegen und dort Mietbeginn, Kaltmiete, Nebenkosten, Fälligkeitstag und Kaution eintragen. Diese Angaben wandern automatisch in Immobilie und Mieter, und ab da erzeugt das Tool die monatliche Sollstellung von selbst.

Ausführlich Schritt für Schritt erklärt: Erste Schritte. Rechnen möchten Sie zuerst? Dann starten Sie im Renditerechner oder Kreditrechner – dafür brauchen Sie noch keine einzige Immobilie angelegt zu haben.

Ja. Die Oberfläche passt sich der Bildschirmgröße an – Sie können also den Zählerstand direkt im Keller erfassen oder beim Übergabetermin auf dem Tablet arbeiten. Für längere Eingaben und die Auswertungen mit Diagrammen ist ein größerer Bildschirm angenehmer.

Nein, und das ist Absicht. NautilusX ist eine reine Webanwendung. Sie können die Seite aber auf dem Startbildschirm Ihres Mobilgeräts ablegen – dann verhält sie sich beim Öffnen wie eine App, ohne dass Sie etwas installieren müssen.

Jeden aktuellen Browser: Chrome, Firefox, Safari, Edge. JavaScript muss aktiviert sein. Für die PDF-Ausgabe wird die Druckfunktion Ihres Browsers genutzt – dort wählen Sie „Als PDF speichern“.

Nichts. Der volle Funktionsumfang ist kostenlos – ohne Abo, ohne Testphase, ohne Zahlungsdaten und ohne Werbung. Es gibt keine Premiumstufe, die Ihnen später Funktionen wegnimmt, und keine Begrenzung der Anzahl an Immobilien oder Mietern.

NautilusX ist aus der eigenen Praxis heraus entstanden und wird als Angebot für Vermieterinnen und Vermieter bereitgestellt. Es finanziert sich nicht über Ihre Daten: Es gibt keine Werbung, keinen Verkauf von Nutzerdaten und keine Weitergabe an Dritte zu Werbezwecken.

Was das im Umkehrschluss bedeutet, sollten Sie kennen: Es gibt keine vertragliche Verfügbarkeitszusage und keinen Support mit garantierten Reaktionszeiten. Die Einzelheiten regeln die AGB. Legen Sie deshalb regelmäßig ein Backup an – das geht mit zwei Klicks.

Nur einen frei wählbaren Accountnamen und ein Passwort. Eine E-Mail-Adresse wird nicht abgefragt, ebenso wenig Name, Anschrift oder Zahlungsdaten. Datensparsamer geht es kaum.

Weil bei der Registrierung bewusst keine E-Mail-Adresse erhoben wird, gibt es keine automatische Funktion „Passwort zurücksetzen“. Ohne Passwort kommt niemand an die Daten – auch der Betreiber nicht, denn Passwörter werden ausschließlich als kryptografischer Hash gespeichert und sind nicht rückrechenbar.

Ja, jederzeit im Bereich „Profil“ unter „Konto“. Sie geben dort das aktuelle und zweimal das neue Passwort ein.

Ja, selbst und ohne Rückfrage beim Betreiber – ebenfalls im Bereich „Profil“. Nach Eingabe Ihres Passworts und einer Sicherheitsabfrage werden das Konto und sämtliche Inhalte unwiderruflich entfernt. Exportieren Sie vorher Ihr Backup, falls Sie die Daten behalten möchten.

Ja. Ihre Daten liegen serverseitig in Ihrem Konto, nicht im Browser. Sie melden sich einfach am anderen Gerät an und sehen denselben Stand. Zwei Einstellungen werden bewusst pro Browser gespeichert und wandern nicht mit: die Wahl zwischen hellem und dunklem Erscheinungsbild sowie der rote Zähler für überfällige Mieten.

Eine Benutzerverwaltung mit getrennten Zugängen und Rollen gibt es nicht. Wer sich ein Konto teilt – etwa Ehepartner oder eine Erbengemeinschaft – kann gemeinsam denselben Bestand pflegen. Bearbeiten zwei Personen gleichzeitig denselben Datensatz, gilt die zuletzt gespeicherte Fassung.

Es gibt keine feste Obergrenze. Lange Listen werden in Blöcken von 150 Einträgen angezeigt und lassen sich per Schaltfläche erweitern, damit auch größere Bestände flüssig bleiben.

Nein. Aus Immobilie, Mieter und Mietvertrag erzeugt NautilusX die fälligen Mieten automatisch – Monat für Monat, ohne dass Sie eine einzige Sollstellung anlegen. Sie pflegen nur noch den Status: offen, eingegangen, Verzug oder verloren. Mit einem Klick lassen sich alle bereits fälligen offenen Mieten auf einmal als eingegangen quittieren.

Der Fälligkeitstag wird dabei nicht als starrer Kalendertag gespeichert, sondern als n-ter Werktag des Monats – so, wie es im Mietvertrag üblich ist. Steigt die Miete, hinterlegen Sie den neuen Betrag mit Zeitraum in der Miethistorie des Vertrags: Für jeden Monat wird dann automatisch die damals geltende Miete angesetzt, alte Monate bleiben unberührt.

Im Mietvertrag. Er verbindet genau eine Immobilie mit genau einem Mieter und ist die einzige Stelle, an der die Zahlen des Mietverhältnisses gepflegt werden: Mietbeginn und Einzugsdatum, Befristung und Kündigungsfrist, Kaltmiete und Nebenkosten-Vorauszahlung, Fälligkeitstag, Kaution mit Art und Raten, Bankverbindung, Schlüssel und sonstige Vereinbarungen. Dazu die Miethistorie für vergangene Zeiträume.

Beim Speichern übernimmt NautilusX die Angaben automatisch in den Mieter (Zuordnung, Mietbeginn, Miete, Kaution) und in die Immobilie (Nutzung, Mieteinnahmen, umlagefähige Nebenkosten, Befristung). In deren Formularen erscheinen die Werte deshalb nur noch als schreibgeschützte Übersicht mit Link zum Vertrag – doppelte Pflege entfällt.

Sie finden die Verträge in der Hauptnavigation unter Mietverträge, direkt neben „Mieter“.

Ja. Aus jedem Objekt lässt sich ein Inserat erstellen und mit einem Klick im öffentlichen Marktplatz veröffentlichen – ohne Anmeldung für jeden sichtbar, mit eigener Seite je Inserat, Fotogalerie und Kontaktmöglichkeit. Die Straße erscheint nur, wenn Sie das ausdrücklich freigeben.

Ist die Wohnung vergeben, haben Sie die Wahl: Das Inserat wandert in den Papierkorb – oder es bleibt online, ausgegraut und mit dem Hinweis „Vergeben“. Wie oft ein Inserat aufgerufen und wie oft es mit „Gefällt mir“ markiert wurde, sehen Sie auf Ihrer eigenen Inseratskarte im Konto.

Nein. Es besteht keine Verbindung zu Ihrem Bankkonto und kein Zugriff auf Kontoumsätze. Sie quittieren die Eingänge selbst – bei Bedarf mit abweichendem Betrag, Eingangsdatum und Notiz, sodass auch Teilzahlungen sauber dokumentiert sind.

Ja. Der Dokumentengenerator erzeugt aus Ihren bereits erfassten Daten sechs druckreife Dokumente:

• Wohnraum-Mietvertrag mit §§ 1–16
• Gewerbemietvertrag – inklusive Triple Net Lease, Index- und Staffelmiete, Kaution als Zahlung oder Bürgschaft, optionaler Betriebspflicht und Konkurrenzklausel
• Übergabeprotokoll für Einzug und Auszug, mit Zählerständen und Schlüsselübergabe
• Mieterselbstauskunft als Blankoformular
• Wohnungsgeber-Bescheinigung nach § 19 BMG
• Mietschuldenfreiheitsbescheinigung

Zu den rechtlichen Grenzen dieser Vorlagen lesen Sie bitte den Abschnitt Rechtliches.

Ja. Die Abrechnung wird je Mieter für ein Wirtschaftsjahr erzeugt. Die Grundsteuer übernimmt das Tool automatisch aus der Immobilie, die monatliche Vorauszahlung aus dem Mieterprofil. Sie tragen nur die Summe der übrigen umlagefähigen Kosten ein und erhalten Nachzahlung oder Guthaben als fertiges PDF.

Erfassen ja, abrechnen nein. Sie führen je Immobilie beliebig viele Zähler für Gas, Kaltwasser, Warmwasser, Strom und Heizung mit Datum, Wert, ablesender Person und optional dem zugehörigen Mieter. An jedem einzelnen Ablesewert lässt sich ein Foto des Zählwerks hinterlegen.

Eine automatische Verbrauchsdifferenz oder Kostenumlage nimmt das Tool bewusst nicht vor. Der eigentliche Wert liegt in der lückenlosen, datierten Historie – genau die entscheidet, wenn über einen Verbrauch gestritten wird.

Nur mittelbar. Sie können Einnahmen und Ausgaben je Objekt und Zeitraum sauber erfassen, filtern und als Liste exportieren – eine gute Grundlage für Ihre Steuerberatung. Eine Abschreibungsberechnung, eine Umsatzsteuerermittlung oder ein Export im ELSTER-Format sind nicht enthalten. Die Kennzeichnung „Netto“ oder „Brutto“ bei Ausgaben dient allein der Dokumentation; es findet keine Umrechnung statt.

Ja, an nahezu jedem Datensatz: Immobilien, Mieter, Anfragen, Interessenten, Dokumente, Zähler, einzelne Zählerstände, Ausgaben, Aktionen, Termine und Kontakte. Die Obergrenze liegt bei 20 MB je Datei. Titelbilder von Immobilien werden vor dem Hochladen automatisch im Browser verkleinert.

Die Seite „Dateien“ führt alles zusammen, zeigt zu jeder Datei die Zuordnung und bietet Suche, Filter und eine Vorschau für Bilder, PDF, Text, Audio und Video.

Geführte Checklisten für wiederkehrende Vorgänge. Zwölf Vorlagen sind mitgeliefert – Mieterhöhung, Kündigung, Abmahnung, Mietrückstand anmahnen, Schadensmeldung, Zwangsräumung, Neuvermietung, Ankaufsprüfung, Kautionsabrechnung, Anfragen zu Haustier, Untervermietung und baulicher Veränderung. Jeder Schritt ist mit einem erläuternden Hinweis versehen. Eigene Vorlagen können Sie zusätzlich anlegen.

Ein Import aus fremden Programmen ist nicht vorgesehen. Wiederherstellen lässt sich ausschließlich ein Backup aus NautilusX selbst – das allerdings auch aus einem anderen Konto, etwa bei einem Umzug oder einer Übergabe.

Die Oberfläche ist bewusst so gestaltet, dass sie keine Schulung braucht. Wenn Sie es vorab genau wissen möchten: Auf der Seite Funktionen im Detail ist jedes Modul einzeln beschrieben – inklusive der zugrunde liegenden Formeln und vollständig durchgerechneter Beispiele.

Er rechnet Annuitätendarlehen monatsgenau durch. Vier Angaben genügen – Darlehensbeginn, Betrag, Sollzins und anfänglicher Tilgungssatz. Sie erhalten den vollständigen Tilgungsplan, die aktuelle Restschuld zum heutigen Tag, Zins- und Tilgungsanteil des laufenden Monats sowie Gesamtlaufzeit und Gesamtzinsen.

Sondertilgungen tragen Sie in beliebiger Zahl ein. Das Tool rechnet jede Variante zweimal – mit und ohne – und weist die gesparten Zinsen und die verkürzte Laufzeit aus. Beispiel: 300.000 € zu 3,5 % Zins und 2 % Tilgung ergeben eine Rate von 1.375 € und eine Laufzeit von 348 Monaten. Eine einmalige Sondertilgung von 20.000 € nach einem Jahr spart rund 30.400 € Zinsen und verkürzt die Laufzeit um 37 Monate.

Nicht abgebildet ist eine Sollzinsbindung mit Restschuld zum Bindungsende – der Plan läuft stets bis zur Volltilgung.

Statt einer einzelnen Renditezahl liefert er eine Matrix: Quadratmetermiete auf der einen Achse, Kaufpreis auf der anderen, in jeder Zelle die Bruttomietrendite, farblich abgestuft. So sehen Sie sofort, bis zu welchem Kaufpreis sich ein Objekt bei realistischer Mietannahme rechnet – und wo Ihre Verhandlungsgrenze liegt.

Die Grunderwerbsteuer aller 16 Bundesländer ist hinterlegt und wird bei Auswahl automatisch eingesetzt; Notar und Grundbuch sind mit 2,0 %, die Maklerprovision mit 3,57 % vorbelegt. Optional lässt sich Eigenkapital berücksichtigen – dann wird nicht mehr gegen den Gesamtpreis gerechnet, sondern gegen den tatsächlich zu finanzierenden Betrag, und die Zahl ist entsprechend höher.

Offen und nachvollziehbar. Sämtliche Formeln – Bruttomietrendite, Annuität, Restschuld, Fremdkapitalquote und die Cashflow-Größen – sind auf der Seite Funktionen im Detail ausgeschrieben und jeweils an einem Beispiel durchgerechnet. Es gibt keine Blackbox.

Kurzform Cashflow: brutto = Warmmieten − Annuitäten − nicht umlegbare Nebenkosten. Netto = Kaltmieten − Annuitäten − durchschnittliche Ausgaben − nicht umlegbare Nebenkosten.

Ja. Im Mietvertrag lassen sich Miet- und Nebenkostenhistorien mit monatsgenauen Gültigkeitszeiträumen hinterlegen. Für jeden Monat wird der damals geschuldete Betrag angesetzt – eine Mieterhöhung verfälscht also nicht rückwirkend die Vorjahreszahlen. Maßgeblich ist zuerst die Historie des Vertrags, dann der im Monat laufende Vertrag; nur für Altbestände ohne Vertrag greifen ersatzweise die Werte an Mieter und Objekt.

Ja, praktisch überall. Exposé, Mieterdatenblatt, Nebenkostenabrechnung, Ausgabenliste mit aktivem Filter, kompletter Tilgungsplan, Renditematrix, Finanzauswertung, Aktionen mit Fortschritt, Zählerhistorie und Kontaktdatenblätter lassen sich jeweils als PDF erzeugen.

Auf einem Server in Deutschland (Dresden). Ihre Daten verlassen keine deutsche Infrastruktur, und die Übertragung erfolgt SSL-verschlüsselt.

• Passwörter werden ausschließlich als kryptografischer Hash gespeichert – im Klartext existieren sie nirgends.
• Die Übertragung ist SSL-verschlüsselt.
• Jeder Datenbestand ist strikt einem Konto zugeordnet; ein Zugriff auf fremde Daten ist über die Anwendung nicht möglich.
• Die Datendateien sind gegen direkten Zugriff über den Webserver gesperrt und werden nur über die Schnittstelle der Anwendung ausgeliefert.
• Hochgeladene Dateien werden nur im Kontext Ihres Kontos ausgeliefert. Formate, über die sich Schadcode einschleusen ließe – etwa SVG oder HTML – werden nie im Browser eingebettet, sondern ausschließlich als Download bereitgestellt.

Nur wer Ihren Accountnamen und Ihr Passwort kennt. Eine Auswertung Ihrer Inhalte findet nicht statt. Auf der Startseite werden lediglich anonyme Gesamtzahlen angezeigt – wie viele Nutzer, Immobilien und Mieter insgesamt erfasst sind. Diese Zahlen lassen keinerlei Rückschluss auf einzelne Konten oder Objekte zu.

Nein. NautilusX ist werbefrei, es gibt kein Werbenetzwerk, kein Profiling und keinen Verkauf von Nutzerdaten. Die vollständigen Angaben zur Verarbeitung finden Sie in der Datenschutzerklärung.

Die Verarbeitung ist auf das Nötigste beschränkt: ein Kontoname, ein Passwort-Hash und die Inhalte, die Sie selbst erfassen. Da Sie in Ihrem Konto personenbezogene Daten Dritter – vor allem Ihrer Mieter und Interessenten – verarbeiten, steht Ihnen ein Auftragsverarbeitungsvertrag zur Verfügung: AVV als PDF öffnen.

Ihre Betroffenenrechte können Sie weitgehend selbst ausüben: Der gesamte Bestand lässt sich jederzeit exportieren (Datenübertragbarkeit) und das Konto samt aller Inhalte selbst löschen.

Weil es datensparsam, werbefrei und in Deutschland gehostet ist, spricht aus technischer Sicht nichts dagegen. Ob es Ihren konkreten berufsrechtlichen Anforderungen genügt – etwa bei Verschwiegenheitspflichten –, müssen Sie im Einzelfall selbst prüfen; nutzen Sie dafür den AVV und die Datenschutzerklärung.

Ja, vollständig und in einer einzigen Datei. Enthalten sind sämtliche Immobilien mit Zählern und Zählerständen, Mieter, Interessenten, Finanzierungsanfragen, Zahlungen, Ausgaben, Dokumente, Termine, Kontakte, Aktionen und Vorlagen, Kredit- und Renditeberechnungen, das Profil und der Papierkorb – einschließlich aller hochgeladenen Dateien. Sie finden die Funktion im Bereich „Profil“.

Als Faustregel: nach jeder größeren Änderung, mindestens aber einmal im Quartal – und in jedem Fall vor der Nebenkostenabrechnung und zum Jahreswechsel. Der Export dauert wenige Sekunden. Bewahren Sie die Datei außerhalb des Tools auf, etwa auf Ihrem Rechner oder einer externen Festplatte.

Oft nicht. Gelöschte Immobilien, Mieter, Finanzierungsanfragen, Dokumente, Aktionen und Ausgaben landen zunächst im Papierkorb und lassen sich dort vollständig wiederherstellen. Endgültig entfernt wird ein Eintrag erst, wenn Sie ihn im Papierkorb ausdrücklich löschen oder den Papierkorb leeren.

Sofort und endgültig gelöscht wird dagegen alles Übrige: Mietinteressenten, Zähler und Zählerstände, Kalendereinträge, Kontakte im Adressbuch, gespeicherte Kredit- und Renditeberechnungen, eigene Aktionsvorlagen sowie hochgeladene Dateien. Dort fragt das Tool jeweils vorher nach – lesen Sie den Hinweis also besser, bevor Sie bestätigen.

Ja. Die Wiederherstellung akzeptiert auch Backups aus einem anderen Konto. Das ist der Weg, wenn Sie das Passwort verloren haben, das Konto wechseln oder den Bestand an eine andere Person übergeben möchten. Beachten Sie: Die Wiederherstellung ersetzt sämtliche Datensätze des Zielkontos – das Tool weist vorher deutlich darauf hin. Bereits vorhandene hochgeladene Dateien bleiben dabei auf dem Server; die Dateien aus dem Backup kommen hinzu. Am saubersten spielen Sie ein Backup deshalb in ein frisch angelegtes, leeres Konto ein.

Nein. NautilusX ist ein Verwaltungswerkzeug, keine Rechtsberatung – auch nicht durch den Betreiber in seiner Eigenschaft als Rechtsanwalt. Durch die Nutzung entsteht kein Mandatsverhältnis. Ebenso wenig stellen die Berechnungen eine Finanzierungs-, Anlage- oder Steuerberatung dar.

Es handelt sich um allgemeine Muster ohne Gewähr für den Einzelfall. Das Mietrecht ist stark von der Rechtsprechung geprägt, und einzelne Klauseln – etwa zu Schönheitsreparaturen, Kleinreparaturen oder Kündigungsfristen – können je nach Konstellation unwirksam sein. Bei größeren Beträgen, Gewerbemietverträgen oder ungewöhnlichen Vereinbarungen sollten Sie den Vertrag anwaltlich prüfen lassen. Das Tool weist im Formular selbst darauf hin.

Das PDF ist eine formal aufbereitete Darstellung der Zahlen, die Sie eingegeben haben. Ob die Abrechnung inhaltlich den Anforderungen genügt – also insbesondere, ob nur umlagefähige Kosten enthalten sind, der Umlageschlüssel stimmt und die Abrechnungsfrist gewahrt ist –, liegt in Ihrer Verantwortung. Prüfen Sie das Ergebnis, bevor Sie es versenden.

Nein. Da das Angebot unentgeltlich ist, wird keine bestimmte Verfügbarkeit zugesagt; Wartungsfenster und Ausfälle sind möglich. Die Einzelheiten regeln die AGB. Ein regelmäßiges Backup ist deshalb kein optionaler Komfort, sondern Ihre Absicherung.

Beides ist willkommen. Schreiben Sie über das Kontaktformular – möglichst mit dem Bereich, in dem der Fehler auftritt, und den Schritten, die dorthin führen. Eine Zusage auf Umsetzung oder eine feste Reaktionszeit gibt es nicht, gelesen wird aber alles.

Werfen Sie zuerst einen Blick auf die Seite Funktionen im Detail – dort ist jedes Modul einzeln und ausführlich beschrieben. Hilft das nicht weiter, melden Sie sich gern über das Kontaktformular.

Dafür ist NautilusX nicht der richtige Ort. Nach der Anmeldung finden Sie im Bereich „Ressourcen“ eine kuratierte Sammlung geprüfter Quellen – Gesetzestexte, Rechtsprechung, Fachliteratur und Verbände – sowie den Verweis auf eine anwaltliche Beratung im Mietrecht.